For service- og vedlikeholdsbedrifter
En saksliste i deres eget Microsoft 365. Hver henvendelse blir en sak som viser hva som mangler, hvem som eier den, og når den tas opp igjen.
En typisk henvendelse, fiktiv
«Hei, varmepumpen piper igjen. Kan dere ta en titt ?»
Besøket kan ikke avtales før adresse og modell er kjent.
Noen må spørre tilbake, og saken venter på svaret. Om ingen eier saken og ingen dato er satt, har ingen ansvar for å ta den opp igjen.
bestillingsskjemaer hadde bare kontaktinfo og én fritekstboks.
hadde et eget felt for modell.
hadde et eget felt for ønsket tidspunkt.
Ti offentlige bestillingsskjemaer hos norske servicefirmaer, lest som tekst 27. oktober 2026: fem varmepumpe, to ventilasjon, ett rør og to elektro. Kriteriet var om skjemaet har et eget felt for opplysningen. Et lite utvalg, og det sier ingenting om hva firmaene gjør etterpå. Det skjemaet ikke spør om, må noen spørre om senere.
Ikke et nytt system å logge inn i. Sakslisten settes opp i deres eget Microsoft 365, og svarutkastet lages av en flyt i samme konto.
Dere bestemmer hva en sak må inneholde for hver sakstype. Faste regler, som dere kan lese, foreslår det som står i e-posten. Et felt som står tomt etterpå, er det som mangler. Prøv selv.
Trykk på et felt for å fylle det ut eller tømme det. «Forslag» er det reglene fant i e-posten. Resultatet oppdateres nederst.
Dere bestemmer hva en sak må inneholde før den kan planlegges, for eksempel adresse og modell for en varmepumpe. Vi setter det opp som felt i sakslisten.
En e-post til service-adressen blir en sak. Faste regler leter i teksten etter adresse, modell, feilkode og ønsket tid, og fyller inn det de finner som forslag. Feltene som står igjen tomme, vises som mangler, og saken blir gul.
Svarutkastet spør etter akkurat de feltene og står klart i saken. En person hos dere ser over forslagene, retter om nødvendig og sender selv. Når kunden svarer, legges svaret inn, saken blir blå, og en person vurderer den.
Sjekken av tomme felt er en vanlig formel i sakslisten i Microsoft 365. Forslagene fra e-post er faste regler dere kan lese, ikke kunstig intelligens. Ingenting av dette er bygget ennå. Vi tester det på oppdiktede e-poster i vår egen prøvekonto før vi lover det. Feltene over er eksempler laget av oss.
Fem tilstander, samme fiktive sak. Kortet går av seg selv, og du kan velge en tilstand eller sette på pause. Ingenting sendes fra kortet: en person hos dere sender selv fra egen e-post.
Henvendelsen er blitt en sak. Kortet viser hva som er oppgitt og hva som mangler, her adresse og modell. Svarutkastet står klart. Velg ansvarlig og sett en intern dato.
En person hos dere leser utkastet, retter om nødvendig og sender det fra egen e-post. Saken er grå til svaret kommer, med dato for når den tas opp igjen.
Kundens svar legges inn i feltene. Ingenting mangler lenger, og saken er klar til at en person ser over den.
Noen hos dere ser at alt er med, og markerer saken som vurdert. Da kan besøket planlegges.
Jobben er gjort, og saken lukkes. Historikken viser hva som skjedde, og saken kan åpnes igjen.
Fra kunden«Hei, varmepumpen piper igjen. Kan dere ta en titt?»
Fiktiv sak. Knappen i kortet er tegnet, ikke klikkbar. Datoene er interne, ikke løfter til kunden.
I dag finnes dette som plan og byggeliste, ikke som ferdig verktøy. Vi bygger og tester alt i vår egen prøvekonto i Microsoft 365, og viser dere testversjonen før dere bestemmer dere. Google Workspace kan vurderes.
I deres eget Microsoft 365, med én liste over hva som må være med for hver sakstype. Det som mangler, lyser gult.
Testes i prøvekontoenLages for hver sak etter regler dere godkjenner, og legges klart i saken. En person hos dere retter og sender selv.
Testes i prøvekontoenGult, grått, blått og grønt forteller hvor saken står. Historikken viser hva som skjedde, og listen kan eksporteres.
Testes i prøvekontoenVi tilpasser listen til deres sakstyper. Etter piloten får dere skriftlig om det er verdt å ta i bruk, også hvis svaret er nei.
Avtales skriftligOppdiktet eksempel. Navn, adresse og modell er laget av oss.
Slik går en sak gjennom RIVAN. Dere ser hva som mangler, og ingen sender noe uten at en av dere har lest det.
Hei! Varmepumpen vår piper og blåser kald luft. Kan dere komme innom en dag neste uke? Hilsen Ingrid
Meldingen blir en sak i listen deres.
Faste regler sjekker hvilke felt som er tomme for en varmepumpe. Det er ingen gjetting, og dere kan endre reglene selv.
Mangler: Adresse, Modell, Feilkode
Hei Ingrid, takk for meldingen. For at teknikeren skal kunne forberede besøket, trenger vi litt mer: Adresse: Modell (står på typeskiltet): Hva som står eller blinker i displayet:
En ansatt leser utkastet, retter om nødvendig og sender det selv.
Svaret legges inn i saken, og listen viser at ingenting mangler lenger.
Teknikeren ser hele saken på ett sted og krysser av når den er vurdert.
Vil dere se hvordan det kan se ut med deres egne fag og felt? Send oss noen linjer, så får dere en uforpliktende skriftlig vurdering.
Be om en vurderingFem steg. Etter hvert steg bestemmer dere selv om dere vil gå videre. Detaljene står på Slik jobber vi.
Steg 1 · Uforpliktende
Kort beskrevet eller oppdiktet, uten kundedata. Si også hva dere pleier å måtte spørre om.
Steg 2 · Uforpliktende
Vi sier ærlig om en pilot passer, også hvis kundesystemet deres allerede løser dette. Passer det, viser vi testversjonen vår.
Steg 3 · Avtalt omfang og pris
Sakslisten og svarutkastet settes opp i deres konto, tilpasset deres sakstyper. Dere prøver flyten på fiktive eller anonymiserte eksempler.
Steg 4 · Del av piloten
Om det er verdt å ta i bruk, hva som bør endres, og hva ekte saker vil kreve. Også hvis svaret er nei.
Steg 5 · Egen avtale
Da avtaler vi skriftlig hvem som eier oppsettet, hvem som har tilgang, hvordan dere får støtte, og om e-post til deres egen service-adresse skal kobles til.
Omfang og pris avtales etter den skriftlige vurderingen.
Passer for
Passer ikke for
Hvem står bak
Jeg heter Aksel Jakobsen og står bak Rivan. Jeg er sykepleier og har bakgrunn fra elektro og automatisering. Rivan bygger jeg i verktøy dere allerede har, fra Bergen.
Jeg leser henvendelsen dere sender og skriver vurderingen selv. All dialog er skriftlig, så dere kan svare når det passer.
En plan, en byggeliste og en sikkerhetssjekk. Testversjonen i Microsoft 365 er ikke bygget ennå. Vi viser den før dere bestemmer dere, og vi lover ingenting før vi har testet det selv.
Nei. Hvis kundesystemet deres allerede holder orden på manglende opplysninger, ansvar og oppfølging, trenger dere sannsynligvis ikke dette. Det vurderer vi ærlig i den skriftlige vurderingen.
Nei. Vi leser aldri deres ekte e-post. I piloten bygger og tester vi mot en testpostkasse i vår egen prøvekonto, med oppdiktede e-poster. Om e-post til deres egen service-adresse skal bli saker, kobler dere det til selv etter egen avtale, og alt blir liggende i deres Microsoft 365.
Nei. Svarutkastet legges klart, og en person hos dere leser, retter og sender selv. Det gjelder også i piloten.
I deres eget Microsoft 365. I piloten brukes bare fiktive eller anonymiserte eksempler. Hvem som eier oppsettet, og hva som gjelder for ekte saker, avtales skriftlig før de tas i bruk.
Microsoft 365 først. Om det kan settes opp i Google Workspace hos dere, svarer vi på i den skriftlige vurderingen.
Omfang og pris avtales etter den skriftlige vurderingen. Den første vurderingen er uforpliktende.
Beskriv kort en vanlig forespørsel, gjerne oppdiktet, og hva dere pleier å måtte spørre om. Dere får en skriftlig vurdering av om en pilot passer.