Personvern

1. Behandlingsansvarlig

Rivan er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn gjennom nettstedet og kontaktflatene til Rivan.

Rivan er under ferdigstillelse for offentlig lansering. Juridisk selskapsinformasjon og organisasjonsnummer legges inn så snart registreringen er bekreftet. Inntil videre starter ingen betalt leveranse før virksomhetsinformasjon, omfang og avtale er avklart.

Kontakt: kontakt@rivan.no

2. Hvilke opplysninger vi behandler

a) Opplysninger du selv sender inn

I første kontakt via skjemaet ber Rivan om:

• navn
• bedrift
• arbeids-e-post
• hva som tar for mye tid
• hvor ofte oppgaven eller henvendelsen oppstår
• hva som må godkjennes av mennesker

Hvis du kontakter Rivan direkte på e-post eller via kontaktlenkene på nettstedet, behandler vi det du selv velger å sende inn i den første henvendelsen.

Etter innsending av kontaktskjema kan Rivan sende en automatisk bekreftelse til arbeids-e-posten du oppga. Bekreftelsen sier at henvendelsen er mottatt, men inneholder ikke friteksten eller annen informasjon fra fritekstfeltet.

Ikke send sensitiv informasjon, passord, konfidensielle kundedokumenter, unødvendige kundedata, helseopplysninger, økonomiske opplysninger eller juridiske saksdetaljer i første kontakt. Slike opplysninger skal bare vurderes etter egen avklaring og eventuell egen avtale.

3. Bruk av KI-verktøy

Rivan kan bruke KI-verktøy som støtte i analyse, strukturering, oppsummering, utkast og klargjøring av oppgaver. Før sensitiv informasjon, kundedata eller konfidensielle dokumenter brukes i slike verktøy, skal rammer, ansvar og eventuell avtale være avklart. Første henvendelse bør derfor ikke inneholde sensitiv informasjon, passord, kundedata eller konfidensielle dokumenter.

Se også punktet om automatiserte avgjørelser nedenfor: kontaktskjemaet brukes ikke til avgjørelser med rettslig eller tilsvarende vesentlig virkning.

b) Opplysninger knyttet til kontakt via nettstedet

• opplysninger du legger inn i kontaktskjemaet
• opplysninger du legger inn i e-post eller e-postutkast åpnet via kontaktlenker på nettstedet
• opplysninger som er nødvendige for å forstå behovet og følge opp videre dialog

c) Enkel bruks- og driftsdata

• tidsstempel for innsendte henvendelser, varslinger og enkel hendelseslogging
• enkel hendelseslogging for å forstå om kontaktflyten fungerer, for eksempel når kontaktskjemaet sendes inn, e-postadresse kopieres eller kontaktsteg åpnes

Kontaktskjemaet bruker IP-adresse til enkel ratebegrensning mens serveren kjører, men slik løsningen er satt opp nå, lagres ikke IP-adresse eller User-Agent i henvendelsesfilene. Produksjonsmiljø eller hosting kan likevel ha egne tekniske tilgangslogger.

4. Hva opplysningene brukes til

• svare på henvendelser
• vurdere om oppgaven passer som en avgrenset første leveranse
• klargjøre omfang, pris, ansvar og neste steg før oppstart
• forberede en første vurdering, mulig første leveranse eller videre dialog
• drifte, sikre og forbedre nettstedet og kontaktflyten
• føre nødvendig intern oversikt over innkomne henvendelser og oppfølging

5. Rettslig grunnlag

Behandlingen skjer normalt for å kunne svare på henvendelser og vurdere om det er aktuelt å inngå avtale. Det rettslige grunnlaget vil vanligvis være berettiget interesse når noen tar kontakt om tjenester og Rivan må kunne vurdere og følge opp forespørselen på en forsvarlig måte.

Dersom henvendelsen gjelder et mulig oppdrag eller det tas steg før en avtale, kan behandling også være nødvendig for å gjennomføre tiltak før avtale eller for å inngå og oppfylle en avtale.

6. Mottakere og databehandlere

Kontaktskjema og enkel hendelseslogging behandles i Rivans tekniske oppsett og lagres i Rivans interne driftsmiljø. Varsling om nye henvendelser kan sendes videre som e-post til Rivan, eller via webhook hvis det er konfigurert.

Rivan kan bruke nødvendige leverandører for drift av nettsted, hosting, e-post og sikkerhet, men navngitte leverandører skal ikke listes her før de er endelig bekreftet for produksjon. Opplysninger deles bare med dem som trengs for drift, vurdering og oppfølging. Rivan selger ikke personopplysninger videre.

Hvis du selv velger Gmail- eller Outlook-lenkene, åpnes et e-postutkast hos den aktuelle e-postleverandøren. Da håndterer også den leverandøren opplysningene du velger å skrive i e-posten.

7. Overføring utenfor EØS

Hvis e-post eller andre nødvendige leverandørtjenester innebærer behandling utenfor EØS, skal dette bygge på gyldig overføringsgrunnlag og nødvendige garantier etter personvernregelverket.

8. Lagringstid

Henvendelser lagres så lenge det er nødvendig for å følge opp dialogen, og slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er relevante. Hvis henvendelsen fører til kundeforhold, kan opplysninger inngå i videre avtale- og kundedialog.

Per nå lagres henvendelser i filer uten automatisk slettefunksjon, så sletting eller anonymisering krever manuell eller operasjonell oppfølging. Endelig lagringsrutine bør fastsettes før produksjon.

9. Om det er frivillig å oppgi opplysninger

Det er frivillig å kontakte Rivan. Hvis du vil at Rivan skal kunne følge opp via denne kanalen, må du likevel oppgi de opplysningene som er nødvendige for å forstå behovet ditt.

10. Dine rettigheter

Du kan be om innsyn, retting, sletting, begrensning og, der vilkårene er oppfylt, protestere mot behandlingen. Dersom behandlingen bygger på samtykke, kan samtykket trekkes tilbake.

Kontakt oss på kontakt@rivan.no dersom du vil bruke disse rettighetene. Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener behandlingen er i strid med regelverket.

11. Automatiserte avgjørelser

Rivan bruker ikke kontaktskjemaet til automatiserte avgjørelser med rettslig eller tilsvarende vesentlig virkning. Eventuelle automatiske vurderinger i kontaktflyten brukes bare som støtte for videre manuell vurdering.

12. Informasjonskapsler (cookies) og sporing

Nettstedet bruker per i dag ikke markedsføringscookies eller tredjeparts analyseverktøy som setter egne cookies i nettleseren. Rivan kan registrere nødvendig teknisk informasjon for drift, sikkerhet, feilretting og enkel forbedring av kontaktflyten.

Rivan bruker også enkel hendelseslogging for å forstå om kontaktflyten fungerer, for eksempel om kontaktskjemaet sendes inn eller om noen åpner kontaktsteg som Gmail- og Outlook-lenker.

Nettstedet laster skrifter fra Google Fonts. Det betyr at nettleseren din kan kontakte Googles servere når siden åpnes, også før du tar kontakt med Rivan.

Hvis nettstedet senere tar i bruk cookies eller sporing utover det som er strengt nødvendig, skal denne siden oppdateres, og det skal vurderes om samtykke eller egen informasjon om informasjonskapsler er nødvendig.

13. Sikkerhet og endringer

Rivan skal behandle opplysninger med et praktisk og forholdsmessig sikkerhetsnivå: begrenset tilgang til systemer der det trengs, ryddig lagring, nødvendige oppdateringer og minst mulig innsamling av unødvendige opplysninger.

Denne siden kan oppdateres når nettstedet, kontaktflyten eller leverandørbildet endrer seg. Den nyeste versjonen publiseres alltid her.

For vilkår knyttet til bruk av nettstedet og innledende kontakt, se Vilkår.