Kundehenvendelser og service
Status, mangelliste og svarutkast fra henvendelser som ofte mangler detaljer.
Vanlige oppgaver
Hva slags oppgaver kan Rivan hjelpe med?
Oppgaven bør gjenta seg, kreve manuell sortering og ha tydelige regler for hva som mangler, hva som kan foreslås og hvem som må godkjenne.
Gjentar seg
Tar manuell tid
Godkjennes av mennesker
Oppgavematrise
Fra input til godkjenning
En god første oppgave er gjentakende, avgrenset, har tydelige input og har et punkt der mennesker skal godkjenne før bruk.
Oppgave
Input
Rivan-output
Godkjenning
Serviceforespørsel
E-post eller skjema med manglende detaljer
Status, mangelliste, svarutkast og oppfølgingsdato
Ansvarlig bekrefter før svar sendes
Tilbudsgrunnlag
Spørsmål, notater eller tidligere mal
Hva som mangler, sjekkliste og neste steg
Tilbud eller pris vurderes manuelt
Avvik og oppfølging
Sak, frist, dokumentasjon og ansvar
Prioritet, eier, mangler og anbefalt neste handling
Avvik lukkes ikke uten menneskelig beslutning
Oppgavetyper
Der manuelt arbeid blir uklart
Eksemplene under er kategorier, ikke kundecaser eller resultatløfter. Poenget er å finne en smal oppgave som kan prøves kontrollert.
Tilbud og forespørsler
Samle det som trengs før tilbud, svar eller neste avklaring skrives.
Administrasjon og koordinering
Få oversikt over ansvarlig, frist, status og hva som stopper saken.
Rapportering og oppfølging
Gjør neste oppfølging synlig uten å automatisere utsending fra dag én.
Intern kunnskap og svar
Samle rutiner, tidligere svar og vanlige spørsmål til forslag som alltid vurderes før bruk.
Økonomi og administrativt forarbeid
Klargjør saker, bilag eller mangler før regnskap, faktura eller intern behandling.
Passer ofte
Når reglene er tydelige nok
- Oppgaven gjentar seg med lignende input.
- Det er lett å si hva som mangler.
- En person skal godkjenne før svar, status eller neste steg brukes.
Passer sjeldnere
Når problemet egentlig er noe annet
- Oppgaven er unik hver gang og mangler felles struktur.
- Dere trenger strategi, organisasjonsendring eller et stort systembytte først.
- Kravet er helautomatisk beslutning eller utsending fra dag én.
Start heller ikke her hvis
Noen oppgaver bør vente
Første leveranse fungerer best når rammen er tydelig. Noen behov bør avklares mer før de blir en praktisk leveranse.
Dere vil løse alt på én gang
Da blir første steg ofte for stort til å teste kontrollert.
Ingen kan godkjenne internt
Noen må kunne si hva som er riktig, feil eller uklart.
Oppgaven må gå uten menneskelig kontroll
Rivan starter heller med stoppunkter der mennesker kan endre eller avvise forslag.
Den krever sensitive opplysninger fra start
Ansvar, formål og datadeling må avklares før materialet brukes.
Neste steg
Vil du sjekke om en oppgave passer?
Send en kort beskrivelse av én gjentakende oppgave. Ikke send sensitive opplysninger, kundedata eller dokumenter i første melding.
kontakt@rivan.no