Vanlige oppgaver

Finn en god første oppgave

Dette er ikke en liste over alt Rivan kan gjøre. Det er eksempler på oppgaver som ofte egner seg som en første avgrenset leveranse.

Sjekk om oppgaven passer Se hvordan samarbeidet starter

Hvordan velge første oppgave

Se etter arbeid som kan testes kontrollert

Første leveranse bør være liten nok til å avklare uten stort forprosjekt, men konkret nok til at dere ser hva som kan klargjøres, stoppes og godkjennes.

Oppgaven gjentar seg ofte

Den dukker opp jevnlig nok til at bedre flyt betyr noe.

Reglene er noenlunde tydelige

Det finnes mønstre for hva som skal leses, sorteres eller klargjøres.

Mennesker vet hva som må godkjennes

Det er klart hvor løsningen skal stoppe for vurdering.

Det finnes eksempler fra tidligere arbeid

Tidligere saker, maler eller rutiner kan brukes som avklarte eksempler.

Risikoen er lav nok til å teste kontrollert

Feil kan fanges opp før noe sendes, registreres eller brukes videre.

Eksempler på første leveranse

Vanlige oppgaver som ofte egner seg først

Velg den kategorien som ligner mest på hverdagen deres. Hvert kort viser problemet, typisk manuelt arbeid, mulig første leveranse, hva mennesker godkjenner og når dere heller bør starte et annet sted.

Vanlig start hvis innboksen styrer dagen

Henvendelser og første svar

Problem

Innboksen, kontaktskjemaer eller telefonnotater skaper mange små avklaringer.

Se detaljer og første leveranse

Typisk manuelt arbeid

lese og forstå henvendelser
finne hva som mangler
sortere hvem som bør svare
skrive første utkast

Første leveranse kan være

saksoversikt
svarutkast
mangelliste
enkel prioritering

Kontrollpunkt

svar før sending
saker med usikkerhet
avvik eller sensitive detaljer

Når dette ikke bør være første steg Hvis henvendelsene er svært ulike hver gang, ingen eier svarene internt, eller alt må sendes automatisk uten vurdering.

Godt første steg for salg og oppfølging

Tilbud og oppfølging

Problem

Tilbud og oppfølging krever ofte samme informasjon, men blir likevel laget manuelt hver gang.

Se detaljer og første leveranse

Typisk manuelt arbeid

samle kundebehov
hente maler
skrive første tilbudstekst
huske oppfølging

Første leveranse kan være

tilbudsutkast
sjekkliste for manglende informasjon
oppfølgingsforslag
statusoversikt

Kontrollpunkt

pris
vilkår
endelig tilbud
oppfølging før sending

Når dette ikke bør være første steg Hvis prislogikken er uklar, tilbudene krever mye individuell vurdering, eller det ikke finnes maler eller tidligere eksempler.

Start her hvis dokumenter skaper venting

Dokumenter og vedlegg

Problem

Dokumenter, vedlegg og skjemaer tar tid å lese, sortere og oppsummere.

Se detaljer og første leveranse

Typisk manuelt arbeid

åpne vedlegg
finne nøkkelinformasjon
notere mangler
videresende til riktig person

Første leveranse kan være

kort dokumentoppsummering
liste over manglende informasjon
forslag til kategori/status
intern sjekkliste

Kontrollpunkt

tolkninger
avvik
bruk av informasjon videre
saker med juridisk eller økonomisk betydning

Når dette ikke bør være første steg Hvis dokumentene inneholder sensitiv informasjon uten egen avtale, krever faglige vurderinger Rivan ikke skal ta, eller har svært ujevn kvalitet.

Passer når kontroll er viktigere enn full automatikk

Godkjenning og kontrollpunkter

Problem

Arbeid stopper opp fordi det er uklart hva som kan gå videre, og hva som må godkjennes.

Se detaljer og første leveranse

Typisk manuelt arbeid

sjekke status
spørre riktig person
vente på avklaring
lete etter siste versjon

Første leveranse kan være

enkel godkjenningsflyt
statusliste
stoppregler
oversikt over hvem som må vurdere hva

Kontrollpunkt

endelig svar
tilbud
avvik
økonomiske eller kundevendte beslutninger

Når dette ikke bør være første steg Hvis ansvar internt ikke er avklart, beslutninger krever mange nivåer, eller prosessen egentlig må redesignes først.

Godt første steg når svar finnes, men er vanskelige å finne

Intern kunnskap og svar

Problem

De samme spørsmålene besvares ofte flere ganger, men kunnskapen ligger spredt.

Se detaljer og første leveranse

Typisk manuelt arbeid

lete i dokumenter
spørre kolleger
finne tidligere svar
forklare rutiner på nytt

Første leveranse kan være

enkel intern svarbase
forslag til standardsvar
oversikt over vanlige spørsmål
liste over kunnskap som mangler

Kontrollpunkt

hvilke svar som er riktige
hva som kan brukes eksternt
endringer i rutiner eller policy

Når dette ikke bør være første steg Hvis kunnskapen ikke er dokumentert, svarene endrer seg ofte, eller feil svar kan få store konsekvenser.

Start her hvis små detaljer stopper flyten

Økonomi og administrativ klargjøring

Problem

Administrativt arbeid blir ofte liggende fordi små detaljer må sjekkes før noe kan gå videre.

Se detaljer og første leveranse

Typisk manuelt arbeid

sjekke informasjon
sortere bilag eller saker
finne mangler
klargjøre for regnskap, faktura eller intern behandling

Første leveranse kan være

mangelliste
klargjort saksoversikt
enkel sortering
påminnelse om neste steg

Kontrollpunkt

betalinger
faktura
økonomiske vurderinger
endelig registrering

Når dette ikke bør være første steg Hvis oppgaven innebærer sensitive økonomiske opplysninger uten egen avtale, kan den føre til feil betaling eller rapportering, eller mangle tydelig ansvar og kontrollpunkt.

Start heller ikke her hvis

Noen oppgaver bør vente

Første leveranse fungerer best når rammen er tydelig. Noen behov bør avklares mer før de blir en praktisk leveranse.

Dere vil løse alt på én gang

Da blir første steg ofte for stort til å teste trygt.

Oppgaven må gå videre uten menneskelig godkjenning fra dag én

Rivan starter heller med kontrollpunkter der mennesker kan stoppe og endre.

Prosessen mangler eier internt

Noen må kunne svare på hva som er riktig, feil eller uklart.

Det krever sensitive opplysninger eller kundedata før avtale er klar

Hva som trengs, hvem som har ansvar, og hvordan materialet kan deles, må avklares før det brukes.

Det krever store integrasjoner fra dag én

Da bør første fase handle om avklaring, ikke tung teknisk kobling.

Vil du sjekke om oppgaven passer?

Beskriv én konkret oppgave, hva som gjentas, og hva mennesker fortsatt må godkjenne. Da blir det enklere å vurdere om den passer som første Rivan-prosjekt.

Uforpliktende første vurdering Én oppgave først Ikke send sensitive detaljer

Sjekk om oppgaven passer Se hvordan samarbeidet starter

Første kontakt bør beskrive oppgaven på et overordnet nivå. Sensitive eller taushetsbelagte detaljer tas først etter at omfang, ansvar og eventuell avtale er avklart.